CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo

Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

 ARCHIVO DE TRAMITE : ( FASE ACTIVA )

Son aquellos que se conservan por su propia naturaleza requieren de una consulta constante de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la toma de decisiones.

  

SELECCION DOCUMENTAL PRELIMINAR : 1era etapa

Es la tecnica que permite identificar, separar,y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de tramite concluido existentes en los archivos de gestion, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentracion

 ARCHIVO DE CONCENTRACION: (FASE SEMIACTIVA)

son los que se conservan , la documentacion de asuntos concluidos o que ya no requieren tramite frecuente

 

seleccion documental final 2da etapa:

Se le llama a la tecnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de documentos,los que deben conservarse por el valor de su informacion de quellos que deben eliminarse por su irrelevancia , una vez concluido su tiempo de conservacion precaucional

 ARCHIVO HISTORICO : ( FASE INACTIVA)

Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias , tanto del sector  privado como del sector publico que por su contenido o naturaleza se consideran de esencial transcendencia